Ik sta in mijn werkkamer en kijk om me heen. Overal post-its. Op mijn bureau, op de rand van mijn beeldscherm, zelfs een paar op de vensterbank. Allemaal ideeën waar ik ooit iets mee wilde. Projecten die ik nog moest uitwerken, mensen die ik wilde bellen, inzichten die ik niet wilde vergeten. Het is begin januari en ik voel die bekende drang om alles op te ruimen. Om weer een leeg hoofd te krijgen en ruimte te maken voor nieuwe energie.
Dus ik begin. Post-its sorteren, papieren ordenen, laden leegtrekken. En dan vind ik ze weer. Die doos. Vol met dingetjes waarvan ik niet meer weet waar ze voor dienen. Een sleuteltje waarvan ik denk dat het ooit bij een koffertje hoorde. Een kabeltje dat vast voor iets belangrijks was. Een paar schroefjes die ik ergens vandaan heb gehaald maar niet meer weet waarvandaan.
Ik pak het sleuteltje op en draai het tussen mijn vingers. Moet ik het weggooien? Maar stel dat ik het over een paar maanden toch nodig heb? Stel dat er ergens een koffertje staat dat ik niet meer open krijg zonder dit sleuteltje? Het kabeltje verdient ook nog wel een tweede kans. En die schroefjes, ja, die kunnen vast nog ergens voor gebruikt worden.
Dus ik stop alles weer terug in de doos. En de doos wordt weer een stukje voller. Net als vorig jaar. En het jaar daarvoor.
Ik moet lachen om mezelf. Want ik doe dit al jaren. En ik weet inmiddels wel beter. Die sleutel heb ik waarschijnlijk nooit meer nodig. Dat kabeltje past bij een apparaat dat ik allang niet meer heb. En die schroefjes, tja, als ik niet eens meer weet waar ze vandaan komen, hoe groot is dan de kans dat ik ze ooit nog gebruik?
Maar het is zo moeilijk om ze weg te gooien. Want misschien zijn ze toch echt wel belangrijk.
Ik zie dit vaker
En dan besef ik dat ik precies hetzelfde zie bij de organisaties waar ik mee werk. Procedures die ooit zijn bedacht voor een situatie die allang niet meer bestaat. Overlegstructuren die niemand meer zinvol vindt maar die we toch blijven organiseren. Formulieren die we blijven invullen omdat we dat altijd zo hebben gedaan, ook al kijkt niemand er meer naar.
Allemaal dingen die ooit een functie hadden. Die ooit belangrijk waren. Maar waarvan we inmiddels niet meer precies weten waarom we ze eigenlijk nog doen. En net als met die sleuteltjes en kabeltjes in mijn doos: we durven ze niet weg te gooien. Want stel dat we ze toch nog nodig hebben? Stel dat er iemand boos wordt als we het niet meer doen? Stel dat er ooit een controle komt en we het niet kunnen laten zien?
Dus blijven we het doen. En de doos met procedures en regels wordt steeds voller. Zwaarder. En onoverzichtelijker.
Ik zie het zo vaak. Medewerkers die vastlopen in werkprocessen die niemand meer begrijpt. Managers die zich afvragen waarom vergaderingen zoveel tijd kosten maar zo weinig opleveren. Teams die moe worden van alle administratie maar niet durven te vragen of het echt allemaal nodig is.
Want misschien is het toch belangrijk.
Misschien heeft iemand het ooit bedacht met een goede reden. Misschien komt er een moment dat we het echt nodig hebben.
Maar de kans is groot van niet. Net als die sleutel in mijn doos. Die is al jaren niet meer gebruikt. En als ik eerlijk ben: als ik hem weggooi en het blijkt over een jaar dat ik hem toch nodig had, dan verzin ik wel een oplossing. Ik bestel een nieuwe sleutel. Of ik breek het slot open. Of ik kom erachter dat ik dat koffertje helemaal niet meer heb.
En zo werkt het ook in organisaties. Als je een procedure schrapt en het blijkt toch nodig te zijn, dan merk je dat wel. Dan kun je altijd nog een stap terug doen. Maar de kans is veel groter dat niemand het mist. Dat mensen opgelucht ademhalen omdat ze eindelijk weer tijd hebben voor het werk dat er echt toe doet.
Ik heb een keer meegemaakt dat een organisatie besloot om drie maanden lang geen nieuwe procedures in te voeren. Ze gingen alleen maar kijken naar wat er al was. En elke procedure moest het antwoord kunnen geven op de vraag: waarom doen we dit eigenlijk nog? Als niemand een goed antwoord had, ging de procedure in een aparte doos. De misschien-nog-belangrijk-doos. En na drie maanden keken ze weer. Hoeveel procedures uit die doos hadden ze gemist? Het antwoord was: geen enkele.
Dat gaf zo veel ruimte. Mensen kregen weer tijd om na te denken. Om met collega’s te praten. Om echt te luisteren naar wat cliënten nodig hadden. Het werk werd weer leuk.
Ik kijk nog een keer naar mijn doos met dingetjes. En dan doe ik iets wat ik nog nooit heb gedaan. Ik pak de prullenbak en ik gooi alles weg. Het sleuteltje, de kabeltjes, de schroefjes. Allemaal. Het voelt even eng. Maar ook bevrijdend.
En ik realiseer me: dit is precies wat ik organisaties ook gun. De moed om die doos open te maken. Om eerlijk te kijken naar wat erin zit. En om te durven loslaten wat niet meer dient. Want alleen dan maak je ruimte voor nieuwe dingen. Voor ideeën die er echt toe doen. Voor werk dat energie geeft in plaats van energie kost.
Dus mijn vraag aan jou: wat zit er in jouw doos? Welke procedures, overleggen of werkwijzen houd je vast omdat ze misschien nog belangrijk zijn? En wat zou er gebeuren als je ze gewoon eens drie maanden in een aparte doos zou stoppen?
Ik denk dat je verrast zult zijn. Net als ik met mijn sleuteltje.