Ik zit achter het stuur van onze nieuwe auto en voor de zoveelste keer vandaag begint het ding te piepen. Ik kijk snel om me heen, check de snelheid, de belijning, de afstand tot de auto voor me. Alles lijkt prima. Maar de auto blijft piepen. En dan verschijnt er een berichtje op het dashboard: “Je ziet er moe uit, neem even pauze.” Ik schiet in de lach. Het is tien uur ’s ochtends, ik heb net koffie gedronken en voel me prima. Maar de auto denkt daar blijkbaar anders over.
Volgens de regels van de EU moeten nieuwe auto’s allerlei waarschuwingssignalen hebben. En ik ben echt wel voorstander van veiligheid in het verkeer hoor, maar deze regel is zo ver doorgevoerd dat de auto om de haverklap begint te piepen. Over de snelheid, over de afstand, over mijn vermoeidheid. De helft van de tijd weet je niet eens waarom hij piept. En het gekke is: het bereikt precies het tegenovergestelde van wat het zou moeten doen. In plaats van dat ik me veiliger voel, word ik zenuwachtig. Ik ben meer bezig met het achterhalen waarom de auto nu weer piept dan dat ik me kan concentreren op het verkeer.
En dat deed me denken aan wat ik zo vaak zie in organisaties. Er wordt een nieuwe regel of procedure ingevoerd met de beste bedoelingen. Veiligheid verhogen, kwaliteit waarborgen, fouten voorkomen. Allemaal heel begrijpelijk. Maar dan wordt die regel zo strak geïmplementeerd, met zoveel controles en waarschuwingen, dat mensen er gek van worden. Ze zijn meer bezig met het voldoen aan de regels dan met het werk zelf. Ze weten niet meer waarom ze bepaalde dingen moeten doen en het gevoel van zingeving verdwijnt langzaam maar zeker.
Ik zie het regelmatig bij de organisaties waar ik mee werk. Zorgmedewerkers die meer tijd kwijt zijn aan registreren dan aan contact met cliënten. Gemeenteambtenaren die vastlopen in procedures terwijl ze eigenlijk gewoon een burger willen helpen. En net als bij die piepende auto: het zorgt niet voor meer veiligheid of kwaliteit, maar voor stress en frustratie.
Het lastige is dat niemand het met slechte bedoelingen doet. Die EU-regel voor auto’s is bedacht om levens te redden. Die procedures in organisaties zijn ooit opgesteld om fouten te voorkomen of kwaliteit te borgen. Maar ergens onderweg is de verbinding met het doel verloren gegaan. De regel is belangrijker geworden dan wat de regel moet bereiken.
En dat is precies waar het mis gaat. Want als mensen niet meer snappen waarom ze iets doen, als ze alleen maar bezig zijn met het afvinken van hokjes en het voldoen aan regels, dan verdwijnt de intrinsieke motivatie. Dan wordt werk iets wat je moet in plaats van iets wat je wilt. En dan krijg je precies wat je niet wilt: mensen die afhaken, die uitvallen, of die gewoon hun werk doen zonder erbij na te denken.
De oplossing is niet om alle regels overboord te gooien. Want soms zijn ze echt nodig. Maar wel om regelmatig stil te staan bij de vraag: waarom doen we dit eigenlijk? Wat willen we bereiken? En helpt deze regel ons daarbij of werkt hij juist averechts?
Ik merk dat organisaties die dit durven te bevragen, vaak tot verrassende inzichten komen. Dan blijkt dat een groot gedeelte van de registratielast in de zorg wordt veroorzaakt door informele regels die de organisatie zelf heeft bedacht. Niet door externe eisen, maar door eigen procedures die in de loop der tijd zijn ontstaan en nooit meer zijn geëvalueerd.
En dan is er ruimte voor verandering. Niet door harder te werken of meer regels toe te voegen, maar door kritisch te kijken naar wat er al is. Door te vragen: helpt dit ons om ons werk goed te doen? Of werkt het averechts?
Inmiddels heb ik ontdekt dat je een aantal van die waarschuwingen in de auto kunt uitzetten. Niet allemaal, maar genoeg om het piepen tot een acceptabel niveau terug te brengen. En dat scheelt enorm. Ik kan me weer concentreren op de weg, in plaats van op het dashboard.
Ik gun iedereen die vastloopt in procedures en regels hetzelfde gevoel. De ruimte om kritisch te kijken naar wat er is. De moed om te vragen waarom dingen zijn zoals ze zijn. En de vrijheid om dingen aan te passen als ze niet meer werken.
Want uiteindelijk gaat het niet om de regels. Het gaat om wat je wilt bereiken. En soms bereik je dat juist door een stapje terug te doen en opnieuw te kijken naar wat er echt nodig is.
Herken je dit? Zit jij ook vast in procedures die meer frustratie dan oplossingen brengen? Ik denk graag met je mee. Stuur me gerust een berichtje.