De meeste vaste patronen in jouw organisatie waren ooit een goede oplossing. Precies dat is het probleem. Een werkwijze past niet per se bij de situatie van nu, maar bij de situatie van toen. Wie vasthoudt aan hetzelfde overleg, hetzelfde protocol of dezelfde manier van werken, werkt niet aan de toekomst. Hij poetst het verleden op.
Neem het wijkteam dat al jaren dezelfde overdracht hanteert tussen zorg en welzijn. Die manier van werken ontstond toen de caseload overzichtelijk was en de doelgroep redelijk gelijksoortig. Inmiddels zijn de gezinnen complexer, de problemen stapelen zich op, en toch loopt de overdracht nog precies als tien jaar geleden. Niemand heeft ooit besloten dat dit voorgoed de beste vorm was. Het is er gewoon nooit meer bij gepakt.
Hoe komt het dat een patroon zich zo makkelijk blijft herhalen? Simpel: hoe vaker je iets doet, hoe minder je erover nadenkt. Het went, het wordt automatisch, en juist daardoor merk je niet meer of het nog wel klopt met wat er nu nodig is. Een team dat elke maandag hetzelfde overleg voert, stopt op een gegeven moment met de vraag of dat overleg nog wel het probleem oplost waarvoor het ooit bedacht is.
Er zit nog een valkuil in. Als iets een tijd goed werkt, ga je het verder verfijnen. Je wordt er steeds beter in, precies dáárom. En daardoor krijgt iets nieuws bijna geen kans meer. Denk aan een gemeente die een subsidieregeling jarenlang tot in de kleinste details heeft bijgeschaafd, terwijl de doelgroep waarvoor die regeling ooit bedoeld was allang is veranderd.
Dit heet in gewone taal: verfijnen versus verkennen. Verfijnen is beter maken wat je al doet. Verkennen is iets nieuws uitproberen. De meeste organisaties kiezen bijna automatisch voor verfijnen, omdat dat veiliger voelt en sneller resultaat geeft. Een welzijnsorganisatie die elk jaar hetzelfde activiteitenaanbod een tandje aanscherpt, terwijl de vraag in de wijk allang verschoven is, herkent dit meteen.
En dan is er nog iets simpels maar hardnekkigs: mensen houden nu eenmaal liever vast aan wat ze al hebben, ook als iets anders eigenlijk beter zou zijn. Ik zie dat gevoel vaak terug bij mensen die best weten dat iets anders moet, maar toch aarzelen. Want loslaten voelt als toegeven dat de tijd en energie die erin is gestoken voor niets waren. Dat gevoel is heel begrijpelijk. Het maakt alleen niet dat het patroon nog klopt.
Een korte oefening om dit voor jezelf scherp te krijgen. Kies een patroon uit jouw werk dat al langer dan een jaar hetzelfde is. Stel jezelf drie vragen:
1. Werkte dit patroon vooral goed in een situatie die inmiddels is veranderd?
2. Wanneer heb je voor het laatst serieus overwogen om het anders te doen?
3. Als je nu voor het eerst zou moeten kiezen, zou je dan tot dezelfde keuze komen?
Is het antwoord op die laatste vraag nee, dan ben je waarschijnlijk niet meer met de toekomst bezig. Je optimaliseert je verleden.